وظایف یک حسابدار چیست؟
حسابداران وظایف گوناگونی دارند و درست یا غلط انجام دادن آنها می تواند یک سازمان را به سود یا ضرر برساند کسب وکاری رو دچار جریمه مالی یا مشکلات مالیاتی نماید. از این رو ثبت رویداد های مالی یکی از پر اهمیت ترین وحیاتی ترین وظایف یک حسابدار می باشد و هیچ تفاوتی هم ندارد که در کدام یک از شاخه های حسابداری فعالیت داشته باشید، رویداد های مالی شما باید به صورت طبقه بندی شده شفاف و روشن باشند.
بخشی از وظایف حسابدار، وابسته به اینکه در چه نوع شرکت با چه اندازه و یا چه صنعتی باشد مشابه است البته بخش هایی از آن نیز بر اساس پارامترهای ذیل متفاوت است. از سوی دیگر، سوابق شغلی شما به عنوان حسابدار، پست و جایگاه شغلی شما در شرکت و توانایی و مهارت های مالی و حسابداری شما نیز از عوامل تأثیر گذار بر وظایفی است که انجام می دهید.
مهمترین هدف از ثبت های حسابداری جمع آوری اسناد مالی و ایجاد نظم و ترتیب در آن ها است. یکی از اهداف ثبت اسناد حسابداری این است که تغییر، تحریف یا دستکاری در این اسناد انجام نشود و گم شدن این اطلاعات و اسناد جلوگیری شود.
این شکل کمک می کند تاثیر مبادلات مالی در دو حساب به طور واضح مشخص باشد. ذکر این نکته لازم است که تغییر هر حساب در قالب یکی از این شکل های T نمایش داده می شود. در ثبت های حسابداری مربوط به هر حساب، افزایش یا کاهش آن در یکی از طرف های ستون T نشان داده می شود و عنوان حساب نیز در بالای خط قرار می گیرد.
اینکه در ثبت سند حسابداری افزایش یا کاهش حساب در کدام طرف از ستون نوشته شود به حساب مورد نظر وابسته است، چرا که افزایش در یک حساب ممکن است در ستون بدهکارها انجام شود و در حساب دیگر ممکن است در ستون بستانکار نوشته شود.
در نهایت ثبت های حسابداری به دفتر کل منتقل می شوند. این ثبت ها در ابتدا در دفتر روزنامه نوشته می شوند که در حالت T نیست، اما بخش های ستون بدهکار و بستانکار و عنوان حساب در آن وجود دارد.
و هیچ تفاوتی هم ندارد که در کدام یک از شاخه های حسابداری فعالیت داشته باشید،رویداد های مالی شما باید به صورت طبقه بندی شده شفاف و روشن باشند. مهمترین هدف از ثبت های حسابداری جمع آوری اسناد مالی و ایجاد نظم و ترتیب در آن ها است. یکی از اهداف ثبت اسناد حسابداری این است که تغییر، تحریف یا دستکاری در این اسناد انجام نشود و گم شدن این اطلاعات و اسناد جلوگیری شود.
اسناد حسابداری برگه هایی هستند که اطلاعاتی درباره یک یا چند رویداد مالی ارائه می کننند. اطلاعاتی که به عنوان ثبت های حسابداری تنظیم می شوند از این سندهای حسابداری برداشت می شوند. سند حسابداری در گذشته به صورت دستی انجام می گرفت اما اکنون این کار در نرم افزار های حسابداری انجام می شود.
شناخت اسناد و مدارک مثبته اولین قدم در مسیر ثبت های حسابداری محسوب می شود. این اسناد رویدادهای مالی که باید ثبت شوند را توضیح می دهند. فاکتور فروش، رسید بانکی ،فاکتور خرید یاهر سند دیگری که نشان دهنده یک رویداد مالی باشد نمونه هایی از اسناد و مدارک مثبته هستند.
اجازه دهید وظایف حسابدار را به تفکیک سابقه و عنوان شغلی شرح دهیم:
شرح وظایف کمک حسابدار :
توجه نمایید که عنوان کمک حسابدار عموما به کسی گفته می شود که تازه از دانشگاه فارغ التحصیل شده است و مهارت و تجربه زیادی در انجام کارهای مالی و حسابداری ندارد. لذا کارهای ساده تر حسابداری به این افراد واگذار می شود تا کم کم تجربه کسب کنند و کارهای اصلی تری به آنها محول شود. همچنین وظایف کمک حسابدار در شرکت های مختلف متفاوت است و در خیلی از شرکت ها و سازمان ها، پستی به نام کمک حسابدار وجود ندارد. برخی از نمونه وظایف کمک حسابدار به شرح زیر است :
ثبت اسناد حسابداری ساده و نسبتا تکراری در بخش هزینه، درآمد، فروش و یا ….
همکاری در ثبت اطلاعات حضور و غیاب کارکنان جهت محاسبه حقوق و دستمزد ماهیانه آنها و پرداخت فیش حقوقی به آنها
کنترل و بایگانی اسناد حسابداری مثل فاکتورها، صورت حسابها، لیست حقوق و دستمزد و بیمه و …
تحویل لیست بیمه به صورت ماهیانه به سازمان بیمه تأمین اجتماعی
انجام برخی از پیگیری های مربوط به سازمان امور مالیاتی و مراجعه به آنها در صورت نیاز
شرح وظایف حسابدار :
ممکن است شما با ۲ سال سابقه کار، حسابدار یک شرکت کوچک مثلا با ۱۵ نفر پرسنل باشید که تمام کارهای حسابداری را خودتان انجام می دهید و هر ماه تنها یک نفر حسابدار با تجربه با مراجعه به شرکت کارهای شما را کنترل و تأیید کرده و نهایتا گزارش های قانونی را تنظیم می کند و یا اینکه با ۸ سال سابقه کار، حسابدار یک شرکت ۲۰۰ نفره با یک تیم حسابداری ۱۵ نفره باشید که تنها بخشی از کارهای حسابداری، مثل صدور چک، را انجام می دهید. لذا نوع کار شما به عوامل مختلفی بستگی دارد ولی بخشی از مهمترین وظایف شما به عنوان کارشناس حسابداری به شرح زیر است :
ثبت اسناد حسابداری صندوق و مربوط به دریافت و پرداخت های مالی در دفاتر یا نرم افزار حسابداری
ثبت اسناد حسابداری حقوق و دستمزد از جمله حقوق، بیمه، مالیات و … در دفاتر یا نرم افزار حسابداری
ثبت اسناد حسابداری فروش (در شرکت هایی که فروش دارند)
ثبت اسناد حسابداری ورود و خروج انبار (در شرکت هایی که انبار دارند)
ثبت اسناد حسابداری هزینه و درآمد (در شرکت های مختلف متقاوت است . مثلا در شرکت های پیمانکاری، ثبت اسناد درآمدی بر اساس صورت حساب صادر شده و تأیید شده صورت می گیرد و در شرکت های بازرگانی بر اساس فاکتور فروش)
ثبت اطلاعات کارکنان و محاسبه حقوق و دستمزد ماهیانه آنها و پرداخت فیش حقوقی به آنها
ثبت درآمدها و هزینه های شرکت و کنترل حساب سود و زیان و ارائه گزارش های دوره ای در این خصوص به مدیریت
تهیه مقدماتی صورت های مالی شرکت و ارائه به رئیس حسابداری یا مدیر مالی جهت کنترل و تأیید نهایی
صدور چک ، ضمانت نامه ، سفته و … و پیگیری مهر و امضاء آن و تحویل به ذی نفعان
شرح وظایف حسابدار ارشد (رئیس حسابداری) :
در صورتی که شما به عنوان حسابدار دارای تجربه شوید ( ۵ سال ، ۱۰ سال ، ۱۵ سال و یا بیشتر) و شرایطی فراهم شود که یک تیم حسابداری را مدیریت کنید، می توان نام حسابدار ارشد یا رئیس حسابداری را به شما داد. البته عنوان مدیر مالی هم برای این شخص در برخی از شرکت ها به کار می رود. به هر حال کسی که مسئولیت یک تیم حسابداری را بر عهده دارد، ضمن اینکه باید مهارت های مدیریت و ارتباط با نیروی انسانی را بداند، نیاز به تجربه و مهارت مناسب در حوزه مالی دارد. به صورتی که بتواند وظایف مالی و حسابداری شرکت را بر اساس ظوابط قانونی و نیازهای مدیریت شرکت پاسخ دهد.
فعالیت های زیر، بخشی از وظایف یک رئیس حسابداری است :
ارزیابی عملیات مالی و پیشنهاد بهترین روشها به مدیریت
تهیه صورت های مالی و یا بررسی صورت های مالی تهیه شده و کسب اطمینان از درستی و انطباق آنها با قوانین و مقررات مالی و محاسباتی جاری کشور
پیشنهاد روشهای کاهش هزینه، افزایش درآمد و بهبود سود در صورت نیاز و درخواست مدیریت
تهیه و ارائه گزارش های قانونی دوره ای مثل اظهارنامه مالیاتی ، گزارش عملکرد فصلی و ….
کنترل و مدیریت کار کارشناسان و کمک در رفع خطاهای احتمالی آنها
ارتباط با سازمان امور مالیاتی، سازمان تأمین اجتماعی و سایر نهادهای قانونی مرتبط در صورت نیاز
ارتباط با مدیرعامل یا مدیر مالی (در شرکت های بزرگ) و ارائه گزارش های مورد نیاز به او
محاسبه بدهی مالیاتی، تهیه اظهارنامه مالیاتی و نظارت بر پرداخت صحیح و به موقع مالیات ها
همانطوری که مشاهده شد ، بخشی از وظایف حسابداران در سمت های مختلف مشابه است و به طور کلی با افزایش سابقه و ارتقاء پست و رتبه شغلی، حجم کارهای تکراری حسابداری همچون ثبت اسناد حسابداری، بایگانی اسناد و کارهای مشابه ، کمتر شده و مسئولیت حسابدار و کارهای تحلیلی او بیشتر می شود .
دفاتر حسابداری و انواع آن برای ثبت رویداد های مالی
دفاتر حسابداری یکی از محل های ثبت اطلاعات و رویدادهای مالی و ثبت های حسابداری می باشد . البته دفاتر حسابداری به دو بخش اصلی دفاتر حسابداری رسمی (قانونی) و دفاتر غیر رسمی (کمکی) تقسیم می شوند.
دفاتر رسمی شامل دفتر روزنامه و دفتر کل است. دفتر روزنامه دفتری است که تمام رویدادهای مالی به صورت روزانه در آن ثبت می شود و دفتر کل دفتری است که خلاصه معاملات و رویدادهای مالی را به تفکیک منعکس می کند. دفاتر غیر رسمی نیز به دفاتری گفته می شود که صرفا جهت کمک به انجام امور حسابداری تهیه می شوند و تهیه آن ها بر خلاف دفاتر حسابداری رسمی الزام قانونی ندارد.
روش های ثبت رویداد های مالی
امروزه نرم افزار های حسابداری به واسطه برنامه نویسی هایی که انجام شده و ایجاد محیطی گرافیکی و پنل کاربری ساده برای حسابداران این امکان را ایجاد می کنند تا با پر کردن چند جای خالی در پنل کاربری و انتخاب گزینه ثبت اطلاعات را به سادگی در دیتا بیس ثبت نمایند و در صورت لزوم در داشبورد خود ثبت ها را مشاهده کنند
اما در گذشته نه چندان دور که نرم افزار های حسابداری به شکل حاضر وجود نداشتند از روش دستی ( روش جدول T )برای ثبت استفاده می کردند البته امروزه هم برخی از حسابداران از این روش استفاده می کنند
این شکل کمک می کند تاثیر مبادلات مالی در دو حساب به طور واضح مشخص باشد. ذکر این نکته لازم است که تغییر هر حساب در قالب یکی از این شکل های T نمایش داده می شود. در ثبت های حسابداری مربوط به هر حساب، افزایش یا کاهش آن در یکی از طرف های ستون T نشان داده می شود و عنوان حساب نیز در بالای خط قرار می گیرد.
اینکه در ثبت سند حسابداری افزایش یا کاهش حساب در کدام طرف از ستون نوشته شود به حساب مورد نظر وابسته است، چرا که افزایش در یک حساب ممکن است در ستون بدهکارها انجام شود و در حساب دیگر ممکن است در ستون بستانکار نوشته شود.
در نهایت ثبت های حسابداری به دفتر کل منتقل می شوند. این ثبت ها در ابتدا در دفتر روزنامه نوشته می شوند که در قالب tنیست، اما بخش های ستون بدهکار و بستانکار و عنوان حساب در آن وجود دارد.
