مفاهیم اساسی در مدیریت پروژه

انسان از ابتدای تاریخ ،همواره برای دستیابی به رفاه وآسایش در حال ساخت و ساز بوده و هست ،از پروژه های عمرانی و بنا های تاریخی گرفته تا پروژه های نرم افزاری و اپلیکیشن ها که لازمه ساخت این  محصولات داشتن نظم وکنترل نیرو های انسانی ،منابع،هزینه و زمان بوده است.در این پست قصد داریم تا به بررسی تاریخچه و مفاهیم اساسی مدیریت پروژه بپردازیم .

مدیریت پروژه به چه معنی است؟

همین ابتدای کار باید با این موضوع شروع کنیم که اصلاً منظور از مدیریت پروژه چیست؟یا اصلاً خود پروژه به چه معنی است و چه تعریفی دارد. استاندارد pmbok که معروف ترین و رایج ترین استاندارد جهانی در مدیریت پروژه است، پروژه را یک تلاشی موقت که به منظور تولید محصول، خدمت یا نتیجه‌ای منحصربه‌فرد انجام می‌گیرد، می‌داند.توجه داشته باشید که پروژه می‌تواند شکل‌های مختلفی داشته باشد. مثلاً طراحی یک سایت، یا ساخت یک ساختمان هر دو پروژه به‌حساب می‌آیند.

مدیریت‌پروژه، برنامه‌ریزی و هدایت پروژه در چهارچوب زمان، هزینه و کیفیت مشخص به‌ سوی ایجاد نتایج مشخص‌ آن است. مدیریت‌پروژه فعالیت‌های برنامه‌ریزی، سازماندهی، نظارت بر اجرا و هدایت اجرا را در بر می‌گیرد و سعی ‌دارد تا با استفاده‌ درست از منابع، نتایج مشخص و موردانتظار را با هزینه‌ توافق‌شده‌ قبلی در موعد درست خود تحویل ‌دهد. به بیان دیگر مدیریت پروژه بکارگیری دانش، مهارت ها، ابزار و تکنیکهای لازم در اداره جریان اجرای فعالیت ها، به منظور رفع نیازها و انتظارات متولیان از اجرای پروژه است. مدیریت پروژه در اجرای این مهم از دو بازوی قدرتمند برنامه‌ریزی و کنترل پروژه بهره می‌گیرد.

• تعریف برنامه‌ریزی پروژه
  فرآیند برنامه‌ریزی، تعیین توالی و توازن فعالیتهای لازم برای اجرای یک پروژه با در نظر گرفتن زمان مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت و کیفیت تعیین شده برای آن فعالیت است.
• تعریف کنترل پروژه
  کنترل پروژه فرایندی است در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیابی به یک تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل هزینه، زمان و کیفیت در حین اجرای پروژه، که از ابزار و تکنیک‌های خاص خود در انجام این مهم کمک می‌گیرد. در واقع کنترل، اجرای دقیق و کامل برنامه تدوین‌شده برای پروژه است بگونه‌ای که هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادی‌ترین فعالیت ها، پروژه را به نزدیک‌ترین حالت ممکن در مسیر اولیه و اصلی خود بازگرداند. کنترل پروژه در این راه از سه عامل زیر بهره می گیرد:
  1. تعیین وضعیت واقعی پروژه
  2. مقایسه وضعیت واقعی با برنامه
  3. در نظر گرفت اقدام اصلاحی

پیشنهاد می شود پست مدیریت پروژه چیست؟ را مطالعه نمایید

چرخه عمر یک پروژه در فرآیند مدیریت پروژه

یکی دیگر از مفاهیم مهم و کاربردی که در مورد آن باید اطلاعات داشته باشیم، چرخه عمر یک پروژه است. همان‌طور که در مطالب بالا گفته شد، یک پروژه تلاشی موقتی است و عمر محدودی دارد، در یک زمان خاص به وجود می‌آید و بعد از برنامه‌ریزی در زمان دیگری باید به اتمام برسد و تکمیل پروژه را داشته باشیم.

به‌طورکلی چرخه عمر یک پروژه شامل چهار مرحله است که در این قسمت آن‌ها را توضیح می‌دهیم.

• پیدایش یک پروژه

با توجه به نیازهای یک سازمان، شرکت یا شخص خاصی پروژه شکل می‌گیرد. مثلاً شما به این نتیجه می‌رسد که برای کسب‌وکار خودتان به یک سایت نیاز دارید و آن را به یک شرکت خاص سفارش می‌دهید. در اینجا شاهد شکل‌گیری یک پروژه جدید هستیم.

• سنجش محدودیت‌های پروژه

همان مثال طراحی سایت را در نظر بگیرید. در اینجا زمان، بودجه‌ای که کارفرما در اختیار دارد، انتظارش از شما (یعنی چه نوع سایتی با چه ویژگی‌هایی می‌خواهد) و… مشخص خواهد شد. یعنی شما باید به‌طور کامل محدودیت‌ها و همچنین منابعی که برای یک پروژه در اختیار دارید را کاملاً مشخص کنید.

• برنامه‌ریزی دقیق

حالا مرحله بعدی در مدیریت پروژه، برنامه‌ریزی برای تکمیل آن است. مثلاً شما برنامه‌ریزی می‌کنید که کارهای طراحی ظاهر سایت (فرانت اند) باید در ظرف چند روز انجام شوند، با روزی چند ساعت کار می‌توانید در زمان مشخص شده پروژه را تحویل بدهید؟ به یاد داشته باشید که تکمیل پروژه کار سختی نیست، اگر برنامه‌ریزی درست انجام شده باشد.

• تکمیل پروژه و تحویل آن

مرحله آخر هم تکمیل و تحویل پروژه است. در این مرحله پرونده پروژه شما بسته می‌شود و دیگر نیازی به کار کردن و برنامه‌ریزی برای آن نیست.

فاکتور های اصلی یک پروژه موفق

موضوع دیگری که در مدیریت پروژه باید به آن توجه داشته باشید، موفقیت پروژه است. یعنی در چه زمانی می‌توان از پروژه به‌عنوان یک مورد موفق نام برد. لازم به ذکر است که در این حالت باید به سه فاکتور مهم و اساسی توجه داشته باشید.

موضوع دیگری که در مدیریت پروژه باید به آن توجه داشته باشید، موفقیت پروژه است. یعنی در چه زمانی می‌توان از پروژه به‌عنوان یک مورد موفق نام برد. لازم به ذکر است که در این حالت باید به سه فاکتور مهم و اساسی توجه داشته باشید.

• زمان

شما باید پروژه را در یک زمان خاص تکمیل کرده و تحویل دهید. همان‌طور که در مطالب بالا هم گفتیم، باید برنامه‌ریزی انجام شود که هر کاری در چه زمانی و توسط چه کسی انجام شود. حالا اگر کارها دقیقاً در همان زمان مشخص‌شده، انجام شوند، طبیعتاً می‌توان از پروژه به‌عنوان یک مورد موفق نام برد.

• بودجه

باز هم در مطالب بالا به این موضوع اشاره داشتیم که یک پروژه بودجه محدودی دارد و به همین دلیل باید برای مخارج پروژه برنامه‌ریزی بسیار دقیقی داشته باشید. حالا اگر بودجه در وضعیت خوبی قرار دارد، یعنی کمبود بودجه ندارید، می‌توان گفت که یکی از مهم‌ترین فاکتورهای موفقیت را دارید.

• کیفیت

حالا بعد از موارد بالا و با تکمیل پروژه باید به این فاکتور هم دقت داشته باشید. سنجش در هر پروژه‌ای شکل خاصی دارد. به‌عنوان‌مثال هنگامی‌که در مورد یک سایت صحبت می‌کنیم، باید توجه داشته باشید که بتواند نیازهای کاربر را برطرف کند. کاربر بتواند به‌سادگی وارد آن شده، کارهای موردنظر خود را انجام داده و خارج شود.

حالا اگر پروژه، راه‌اندازی یک خط تولید باشد، باید کالاها آن بررسی شود که کیفیت لازم را دارند یا نه! این مرحله اهمیت بسیار زیادی دارد. باید بگوییم که توجه به این مرحله نهایی و تکمیل پروژه باعث می‌شود که مشتری‌های بیشتری مدیریت پروژه خود را به شما بسپارند.

متدولوژی های انجام پروژه (چابک یا آبشاری)؟

متدولوژی‌های چابک (Agile) و آبشاری (Waterfall)، دو مدل انجام و توسعه‌ی پروژه هستند که در آنها فرایندها به صورت های مختلفی اجرا می‌شوند . که انتخاب آن وابسته به نوع پروژه و شرایط منحصر به فرد هر سازمان می باشد.  

• متدولوژی آبشاری(Waterfall)

روش آبشاری شامل یک فرایند خطی برای توسعه‌ی پروژه است که از زمان طرح‌ریزی شروع می‌شود و هر مرحله از فرایند را به‌ترتیب دنبال می‌کند تا در نهایت پروژه تکمیل و تحویل داده‌شود. از مزایای استفاده از مدل آبشاری می توان به مواردی چون۱-مستند سازی قوی فرایند ها ۲-شفاف و مشخص بودن مسیر پروژه ۳-صرفه جویی در وقت و هزینه اشاره کرد

• چابک (Agile)

چابک روشی است که شامل فعالیت سرعتی برای توسعه‌ی پروژه و استفاده از بازخورد مشتریان یا ارباب‌رجوع برای ایجاد تغییرات در کار تا زمان پذیرش و نهایی شدن آن است.از مزایای استفاده از مدل چابک می توان به مواردی چون ۱- تعامل با مشتری ۲-کیفیت بالا در نتیجه نهایی ۳-تصمیم گیری سریع و تطابق با شرایط اشاره کرد

معیارهای مهم برای کار مدیریت پروژه

از دیگر مواردی که باید به آن اشاره کنیم، این است که برای مدیریت پروژه باید چه مهارت‌ها و معیارهایی داشت. اگر به مدیریت علاقه دارید و قصد یادگیری این رشته را دارید، این موضوع برای شما کاربردی خواهد بود.

• حل مسئله

در طول یک پروژه، شاهد به وجود آمدن مسائل مختلفی هستیم که هر کدام از آن‌ها می‌توانند دردسرساز شوند. این شما هستید که مدیریت درست و توانایی حل مسئله باید پروژه خود را مدیریت کنید.

• ارتباطات مناسب

شما باید با دیگر اعضای تیم ارتباط درست داشته و کارها را مدیریت کنید. لازم به ذکر است که مدیریت کارها به معنی دخالت در روند انجام آن کار نیست. مثلاً شما در یک پروژه ساختمان به کاشی‌کار میگویید که می‌خواهید این سرویس بهداشتی، ظرف دو روز تکمیل شود. شما باید هر روز در پروژه حاضر بوده و روند انجام کار را پیگیری کنید.

• شبکه‌سازی

یک شخص برای تکمیل پروژه به شبکه‌سازی نیاز دارد. یعنی او باید با استفاده از ارتباطات خود، نیروهای متخصص را در کنار هم جمع کرده و بتواند پروژه را به هدف خود برساند.

• مهارت بالا

یک مدیر پروژه باید مهارت‌های مختلفی داشته باشد که مهم‌ترین آن‌ها توانایی برنامه‌ریزی صحیح و ارتباط با اعضای تیم است.