آشنایی با مراجع و استاندارد های بین المللی مدیریت پروژه

به منظور همزبانی افراد درگیر در پروژه ها و اطمینان از انجام درست کارها در زمینه مدیریت پروژه، چندین مرجع و استاندارد بین‌المللی وجود دارد که برای تضمین موفقیت پروژه‌ها و بهره‌وری بهتر، توسط سازمان‌ها و شرکت‌ها به کار گرفته می‌شوند. در این پست قصد داریم تا به این مراجع و استاندارد ها بپردازیم و دلایل استفاده ار این استاندارد ها را در پروژه تشریح کنیم

چرا باید از مراجع و استاندارد های مدیریت پروژه استفاده کرد؟

استانداردهای مدیریت پروژه برای بهبود سازماندهی، کاهش خطر، بهبود کیفیت، تسهیل همکاری و تعامل، و افزایش بهره‌وری و کاهش هدررفت در پروژه‌ها و فعالیت‌های مرتبط با آن‌ها ایجاد شده‌اند. این استانداردها برای توسعه‌دهندگان و مدیران پروژه ابزارها و روش‌هایی را فراهم می‌کند.

استاندارد PMBOK چیست

استاندارد PMBOK یا «راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه‌ » (A Guide to the Project Management Body of Knowledge)، یک استاندارد بین المللی برای مدیریت پروژه‌ است که توسط موسسه مدیریت پروژه آمریکا (Project Management Institute) ارائه شده است. این استاندارد شامل روش‌ها، فرآیندها و مهارت‌هایی است که برای مدیریت پروژه‌ها از آن‌ها استفاده می‌شود.

استاندارد PMBOK شامل پنج گروه اصلی است که شامل مدیریت دسترسی منابع، برنامه‌ریزی پروژه، اجرای پروژه، کنترل پروژه و مدیریت خروجی پروژه است. هر یک از این گروه‌ها دارای فرآیندهای خاص خود هستند که در آن‌ها برای مدیریت پروژه اقدام می‌شود.

استفاده از استاندارد PMBOK به شرکت‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند تا در مدیریت پروژه‌های خود به یک رویکرد حرفه‌ای و موثر دست پیدا کنند. این استاندارد، شامل مفاهیم و تعاریف مشترکی است که در مدیریت پروژه‌ها استفاده می‌شود و در نتیجه، کاربران این استاندارد، به راحتی می‌توانند با همدیگر در مورد پروژه‌ها ارتباط برقرار کنند و با هم فرآیند مدیریت پروژه را بهتر فهمیده و اجرا کنند.

مدیریت پروژه با PMBOK

مجموعه مدیریت پروژه PMBOK به عنوان یک راهنمای بین‌المللی برای مدیریت پروژه‌ها شناخته می‌شود. این مجموعه از فرایندها، تکنیک‌ها، ابزار و تکنولوژی‌های مورد استفاده در مدیریت پروژه‌های مختلف تشکیل شده است. در ادامه مختصراً به برخی از مفاهیم کلیدی و فرایندهای مهم در PMBOK می‌پردازیم:

۱- فرایند گردش کار پروژه: این فرایند اصلی، شامل ۵ گروه فرایندی اصلی از ابتدا تا انتهای یک پروژه می‌شود و شامل مراحل آغاز، برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و پایان است.

۲- تجزیه و تحلیل مخاطرات: این فرایند برای شناسایی، ارزیابی و مدیریت مخاطرات در پروژه استفاده می‌شود.

۳- مدیریت کیفیت: این فرایند شامل مراحل برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و بهبود کیفیت پروژه است.

۴- مدیریت منابع انسانی: این فرایند برای مدیریت منابع انسانی پروژه از جمله انتخاب، اختصاص و حفظ منابع انسانی استفاده می‌شود.

۵- مدیریت تدارکات: این فرایند شامل برنامه‌ریزی، انتخاب، پیش‌بینی و کنترل تدارکات برای پروژه است.

۶- مدیریت انتقال: این فرایند برای انتقال پروژه به دست مشتریان یا سایر افراد مورد استفاده قرار می‌گیرد.

۷- مدیریت ارتباطات: این فرایند برای مدیریت ارتباطات در پروژه استفاده می‌شود و شامل برنامه‌ریزی، اجرا، کنترل و ارزیابی و بهبود ارتباطات پروژه است.

۸- مدیریت زمان: این فرایند برای برنامه‌ریزی، زمانبندی، کنترل و تحویل پروژه به موقع استفاده می‌شود.

۹- مدیریت هزینه: این فرایند برای برنامه‌ریزی، بودجه‌بندی، کنترل و مدیریت هزینه‌های پروژه استفاده می‌شود.

۱۰- مدیریت یادگیری: این فرایند برای بهبود کیفیت و بهبود فرآیندهای پروژه به‌کار می‌رود.

این فرایندها و مفاهیم فقط چند مثال از مواردی هستند که در PMBOK پوشش داده شده‌اند. PMBOK یک راهنمای جامع و استاندارد برای مدیریت پروژه است که برای مدیران پروژه و تیم‌های پروژه در سراسر جهان مفید است.

 ISO 21500 چیست؟

ISO ۲۱۵۰۰ یک استاندارد بین‌المللی مربوط به مدیریت پروژه است که توسط سازمان بین‌المللی استانداردسازی (ISO) تدوین شده است. این استاندارد برای هدایت تیم‌های پروژه در تمامی مراحل از ابتدای پروژه تا انجام آن و تحویل آن به مشتری طراحی شده است.

استفاده از این استاندارد برای بهبود کیفیت و کاهش ریسک‌های پروژه بسیار مفید است. استفاده از یک فرایند مدیریت پروژه استاندارد به مدیران پروژه کمک می‌کند تا اطمینان حاصل کنند که همه جنبه‌های پروژه با تمرکز بر بهره‌وری و کیفیت پیاده‌سازی شده‌اند.

محتوای استاندارد ISO 21500

ISO 21500 شامل ۱۰ گام اصلی در فرایند مدیریت پروژه است

۱- شروع پروژه: این مرحله شامل ایجاد ساختار سازمانی پروژه و تعیین اهداف و محدودیت‌های پروژه است.

۲- برنامه‌ریزی پروژه: این مرحله شامل تعیین وظایف، زمانبندی، بودجه، فرایندها و منابع مورد نیاز برای پیاده‌سازی پروژه است.

۳- اجرای پروژه: این مرحله شامل مدیریت تیم، انجام وظایف و فرآیندهای پروژه است.

۴- کنترل پروژه: این مرحله شامل نظارت بر پیشرفت پروژه، کنترل کیفیت، کنترل بودجه و ریسک می‌باشد.

۵- پایان دادن به پروژه: این مرحله شامل ارزیابی پروژه و انجام مراحل نهایی برای تحویل پروژه به مشتری است.

۶- مدیریت محتوا: این مرحله شامل مدیریت اطلاعات و مستندات مرتبط با پروژه است.

۷- مدیریت منابع انسانی: این مرحله شامل مدیریت منابع انسانی مورد نیاز برای پیاده‌سازی پروژه است.

۸- مدیریت ارتباطات: این مرحله شامل مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی مورد نیاز برای پیاده‌سازی پروژه است.

۹- مدیریت ریسک: این مرحله شامل شناسایی، تحلیل و مدیریت ریسک‌های پروژه است.

۱۰- مدیریت کیفیت: این مرحله شامل تضمین کیفیت و بهبود فرآیندهای پروژه است.

استاندارد PRINCE2 چیست؟

PRINCE2 یکی از محبوب‌ترین استانداردهای مدیریت پروژه در جهان است که در بسیاری از صنایع و شرکت‌های بزرگ به کار گرفته می‌شود. این استاندارد برای مدیریت پروژه‌های بزرگ و پیچیده توسعه داده شده است و بر اساس تجربیات مدیریت پروژه در طول سال‌ها بهبود یافته است.

PRINCE2 به معنای «PRojects IN Controlled Environments» یا «پروژه‌ها در محیط‌های کنترل شده» است.به طور خلاصه PRINCE2 یک متدولوژی در مدیریت پروژه است که بر تقسیم پروژه ها به مراحل مدیریت پذیر و قابل کنترل تاکید دارد.

این استاندارد شامل ۷ فاز اصلی در فرایند مدیریت پروژه است که به صورت خلاصه در زیر توضیح داده شده است:

• شروع پروژه: این فاز شامل تعریف مسئولیت‌های اصلی، ایجاد ساختار سازمانی پروژه، تشکیل تیم پروژه و ایجاد مستندات مربوط به پروژه است.

• برنامه‌ریزی پروژه: در این فاز، تعیین محدودیت‌های پروژه، تعیین وظایف، تخصیص منابع، ایجاد زمانبندی و بودجه پروژه صورت می‌گیرد.

• اجرای پروژه: در این فاز، وظایف تعیین شده در فاز برنامه‌ریزی انجام شده و پروژه به صورت عملی شروع به اجرا می‌شود.

• کنترل پروژه: در این فاز، پیشرفت پروژه، کیفیت، بودجه و ریسک‌های پروژه کنترل می‌شود.

• مرحله تحویل: در این فاز، تحویل نتایج پروژه به مشتری انجام می‌شود.

• عملیات: در این فاز، عملیات مرتبط با نتایج پروژه شناسایی و پیاده‌سازی می‌شوند.

ویژگی های اصلی PRINCE2

• تمرکز بر توجیه کسب و کار.
• ایجاد یک ساختار سازمانی تعریف شده در مدیریت پروژه.
• رویکرد برنامه ریزی بر اساس محصول.
• تکیه بر تقسیم پروژه به مراحل مختلف جهت مدیریت و کنترل.
• ایجاد انعطاف پذیری برای کاربرد در سطح مناسب پروژه.

نتیجه گیری

در نهایت، استفاده از مراجع و استانداردهای بین‌المللی مدیریت پروژه، به شما کمک می‌کند تا با استفاده از بهترین روش‌ها و فرآیندهای ممکن، بتوانید هر پروژه‌ای را به بهترین شکل مدیریت کنید. بهتر است هرگاه که می‌خواهید یک پروژه جدید را شروع کنید، از یک استاندارد یا مرجع برای مدیریت آن استفاده کنید تا به‌راحتی بتوانید آن را مدیریت کنید و همچنین، به‌صورت دائمی، آخرین استانداردهای موجود در زمینه مدیریت پروژه را دنبال کنید تا بهترین نتیجه را در پروژه‌های خود بدست آورید.