منشور پروژه (Project Charter) چیست؟
ویرایش پنجم استاندارد PMBOK، منشور پروژه را به عنوان «سندی» تعریف می‌کند که توسط حامی (Sponsor) پروژه تهیه شده و به طور رسمی موجودیت پروژه را تصویب و به سازمان ابلاغ می کند.
همچنین حامی پروژه اختیار به کارگیری منابع سازمانی را در جهت انجام فعالیت های پروژه، به مدیر پروژه واگذار می‌کند. واژه کلیدی در این تعریف، «اختیار» است. منشور به پروژه موجودیت و اعتبار می بخشد و به مدیر پروژه اجازه می‌دهد که از زمان صدور منشور پروژه، منابع سازمان را برای پروژه در اختیار گرفته و «پول» خرج کند.
منشور پروژه باید «مختصر» و «مفید» بوده و در عین حال «کامل» تهیه گردد. این سند باید در دسترس کلیه ذینفعان کلیدی قرار گیرد، تا یک دیدگاه کلی نسبت به اطلاعات کلی و اهداف و چشم انداز پروژه دریافت کند.
محتوای منشور پروژه چیست؟
مطابق با استاندارد PMBOK 5 منشور پروژه حاوی سرفصل های زیر می باشد:
۱. دلیل یا توجیه انجام پروژه
در این بخش باید مشخص گردد که دلیل انجام پروژه چیست؟ این دلیل می تواند مواردی مانند نیاز بازار، درخواست یک مشتری و یا یک الزام قانونی باشد.
۲. اهداف قابل اندازه گیری پروژه و معیارهای سنجش موفقیت این اهداف
در این بخش اهداف قابل اندازه گیری که برای مدیر پروژه در ابتدای کار تعریف شده و مدیر پروژه موظف به رسیدن به این اهداف است ذکر می گردد. نکته مهم در این بخش این است که هدف باید قابل اندازه گیری باشد یا به عبارت دیگر هدفی که قابل اندازه گیری نباشد، هدف نیست. به عنوان مثال اگر یکی از اهداف پروژه کسب سود باشد، پس باید واژه کسب سود به میزان ۲۰% ذکر گردد.
۳. الزامات کلان پروژه
شرایط (باید ها و نبایدها) که می بایست در راستای رضایت بخشی هدف پروژه و کارفرما تأمین گردد.
۴. مفروضات و محدودیت های کلان پروژه
در این قسمت مفروضات و محدودیت های کلان پروژه ذکر می گردد.
۵. شرح کلی پروژه
این قسمت شامل یک شرح کلان و خلاصه از پروژه است که شامل اطلاعات کلی، تحویل شدنی های کلان پروژه، توصیف کلی پروژه، محل اجرا و ارکان کلیدی پروژه (کارفرما، پیمانکار مشاور، عامل چهارم) می باشد.
۶. ریسک های کلان پروژه
این بخش شامل ریسک های کلانی است که بر کل پروژه تأثیر می گذارند.
۷. زمانبندی کلان پروژه و مایل استون های کلیدی
این بخش شامل زمانبندی کلی پروژه و همچنین وقایع کلیدی و مهم در پروژه، مانند تکمیل تحویل شدنی های کلیدی، شروع و یا تکمیل فازی از پروژه، تحویل زمین، ابلاغ قرارداد و … می باشد.
۸. بودجه کلی و کلان پروژه
این بخش شامل برآوردی کلان از کل بودجه پروژه می باشد.
۹. ذینفعان اصلی و کلیدی پروژه
در این قسمت ذینفعان کلیدی پروژه مانند کارفرما، حامی، تأمین کننده مالی و …… ذکر می گردد.
۱۰. الزامات تصویب و تأیید پروژه
در این قسمت باید مشخص گردد اهدافی که برای پروژه تعیین شده است را در طول و انتهای پروژه چه شخص یا اشخاصی تأیید می کنند و یا تحویل می گیرند.
۱۱. معرفی مدیر پروژه، مسئولیت ها و اختیارات
در این قسمت مدیر پروژه همراه با مسئولیت های کلان وی معرفی می گردد. نکته مهم در این بخش تعیین میزان اختیارات مدیر پروژه متناسب با مسئولیت هایش می باشد.
۱۲. نام و امضای حامی یا سایر کسانی که منشور پروژه را تأیید می کنند
اشخاص کلیدی و صاحب نفوذی که می بایست این مدرک را امضاء نمایند، مانند حامی پروژه، مدیر پروژه و …
از دیگر نکات کلیدی در تهیه منشور پروژه بایستی به این نکات اشاره نماییم که :
- منشور باید توسط حامی پروژه امضاء گردد و همچنین بهتر است مدیر پروژه هم از امضاء کنندگان منشور باشد.
- بهتر است مدیر پروژه در اولین زمان ممکن و ترجیحاً در زمان تدوین منشور پروژه و قبل از شروع فاز برنامه ریزی تعیین و منصوب گردد.
- بهتر است مدیر پروژه نیز در تهیه منشور دخیل باشد.
- منشور پروژه باید کلان و مختصر باشد.
