داشبورد منابع انسانی چیست و چگونه از آن استفاده کنیم؟

داشبورد منابع انسانی یک نرم‌افزار است که برای تیم منابع انسانی گزارش تصویری از متره‌ها و KPI‌های مختلف در یک گزارش تصویری ارائه می‌دهد. این داشبورد داده‌‌ها رو جمع آوری کرده و در قالب نمودار‌ها، چارت‌های مختلف و میز‌های نمایشی کاربر پسند ارائه می‌دهد. داشبورد منابع انسانی یک دید کلی درباره کارکنان یک سازمان به نمایش می‌گذارد که کلیدی برای تصمیمات استراتژیک در سازمان است. برای اطلاعات بیشتر با مرکز آموزش‌های تخصصی کاربردی جهاد دانشگاهی صنعتی شریف همراه باشید.

تفاوت داشبورد منابع انسانی و گزارش منابع انسانی چیست؟ 

هردوی آن‌ها بر روی داده‌ها و متره‌های منابع انسانی تمرکز دارند با این تفاوت که قالب، اهداف و. همچنین از نظر عملکرد کاملا با هم متفاوتند.

داشبورد منابع انسانی داده‌های جمع‌آوری شده را در قالب نمودار‌های نمایشی درمی‌آورد تا بینشی در یک نگاه و امکان نظارت بر روی معیارها و روندهای کلیدی  را ساده سازی می‌کند. 

گزارش‌های منابع انسانی معمولاً از نظر متنی سنگین هستند و اغلب با جداول و خلاصه‌های توصیفی ساختار یافته‌اند. آنها برای تجزیه و تحلیل دقیق، مستندسازی و توضیحات عمیق تر داده‌ها در نظر گرفته شده‌اند.

انواع مختلفی از گزارش‌های منابع انسانی وجود دارد که عبارتند از:

• گزارش های تعداد کارمندان 
• گزارش های ماهانه منابع انسانی
• گزارش سالانه منابع انسانی
• گزارشات گردش مالی و نگهداری
• گزارشات بهداشت و ایمنی

هم گزارش منابع انسانی و هم داشبورد منابع انسانی جایگاه ویژه‌ای در استراتژی‌های منابع انسانی دارد و به تیم منابع انسانی اجازه می‌دهد تا گزارش‌هایی با جزئیات ارائه دهد.

به عنوان مثال یک داشبورد منابع انسانی، گزارشی ارائه می‌دهد که در آن روند جابه‌جایی کارکنان را نمایش می‌دهد و یا اینکه یک گزارش دقیق از گزارش‌های مالی چند ماهه اخیر به نمایش می‌گذارد.

عملکرد‌های کلیدی داشبورد HR چیست؟

داشبورد منابع انسانی نقش مهمی در ردیابی داده‌های مربوط به کارکنان سازمان دارد. این برنامه دارای فاکتور‌های عملیاتی مختلفی است که شامل:

نظارت منابع انسانی HR Monitoring: ردیابی معیار‌ها و متره‌های کلیدی کارمندان سازمان به منابع انسانی این امکان را می‌دهدتا نظارت خوبی بر روی سازمان داشته باشند و مشکلات و فرصت‌های سازمان را سریع‌تر شناسایی کنند.

اطلاعات مدیریتی Management Information: یک داشبورد مدیریتی است که به مدیران به طور مستقیم این امکان را می‌دهد که گزارش‌های دقیقی از دپارتمان‌های مختلف بدست بیاورند.

ردیابی مشکل track problem areas: داشبورد‌های منابع انسانی در ردیابی و شفاف سازی مناطق مشکل ساز راهکاری عالی است. به طور مثال شفافیت در نرخ ترک کار یکی از این داشبورد‌ها است.

تصمیم گیری استراتژیک Strategic decision making: نظارت و تجزیه و تحلیل داده‌ها در طول زمان، به طور طبیعی به تیم‌های منابع انسانی بینش‌هایی در مورد روندهای در حال توسعه، مسائل مشکل ساز و موارد دیگر می‌دهد. این امر به نوبه خود به آنها امکان می‌دهد تصمیمات استراتژیک‌تر و مبتنی بر داده بگیرند که با اهداف تجاری سازمان همسو باشد و به موفقیت آن کمک کند. 

ارتباط بهتر Better Communication: یک داشبورد منابع انسانی داده‌های مختلفی را در اختیار مدیران منابع انسانی می‌گذارد و این امکان را می‌دهد که ایده‌ها خود و داده‌های واقعی را با هم مقایسه و با مدیران ارتباط بهتر و موثر‌تری داشته باشند.

پیشنهاد مطالعه: مدیریت منابع انسانی دیجیتال چیست؟

متره‌های مهم داشبورد منابع انسانی

یک داشبورد عمومی منابع انسانی باید معیار‌هایی در مورد جمعیت شناسی کارکنان و هزینه‌های مربوط به آن‌ها داشته باشد.

در اینجا به برخی از این معیار‌ها اشاره خواهیم کرد که عبارتند از:

سابقه کار: این معیار مدت زمانی را که کارکنان در سازمان می‌مانند را اندازه‌گیری می‌کنند. اندازه‌گیری این معیار وفاداری افراد به سازمان را می‌سنجد.

جنسیت: یک معیار رایج برای بررسی دقیق تنوع داده‌ها.

سن: امروزه سن یکی از معیار‌های مهم در محیط چند نسلی امروز به شمار می‌آید.

سطح تحصیلات: سطوح تحصیلات فقط باید در صورت در دسترس بودن و مرتبط بودن با اهداف کلی سازمان گنجانده شوند. در غیر این صورت، آنها در معرض خطر تبدیل شدن به یک “معیار بیهوده” در گزارش‌دهی منابع انسانی هستند.

نوع عملکرد:  نوع وظیفه یا دسته بندی شغلی، این نوع معیار یا خوشه بندی وظایف می‌تواند به تمایز گروه‌های مختلف درون شرکت کمک کند. مثال هایی از این دست عبارتند از: مدیریت ارشد، مدیریت میانی و مشارکت کنندگان فردی.

FTE یا (Full Time Equivalent): به ساعت کاری تمام وقت که توسط یک کارمند پر می‌شود، گفته می‌شود. FTE معمولا کم‌تر از تعداد افراد حاضر در سازمان است به دلیل اینکه برخی از افراد در سازمان به صورت پاره وقت کار می‌کنند.

کارمندان فعال: این متریک تعداد کارمندانی را نشان می دهد که در سازمان مشغول به کار هستند.

نرخ گردش کار: این متریک تعداد یا درصد کارمندانی را نشان می دهد که در دوره قبل سازمان را ترک کرده‌اند.

کارمندان جدید: این متریک تعداد یا درصد کارمندان جدیدی را نشان می دهد که در سال گذشته به سازمان پیوسته اند.

نرخ غیبت: این متریک میانگین درصد زمانی را نشان می دهد که کارمندان در دوره قبل غایب بودند. هزینه غیبت: این متریک استاندارد نیست، اما می تواند نرخ غیبت ذکر شده را با مرتبط کردن آن به یک عدد مالی ملموس تر کند.

هزینه نیروی کار: هزینه نیروی کار کل مبلغی است که یک سازمان به نیروی کار خود پرداخت می کند. این عدد شامل مزایای کارمندان و مالیات های حقوق و دستمزد است. هزینه نیروی کار را می توان به هزینه های مستقیم و غیر مستقیم تقسیم کرد. هزینه های مستقیم هزینه های نیروی کار مرتبط با افرادی است که به فرآیند اصلی کمک می کنند (به عنوان مثال، یک کارگر خط مونتاژ). هزینه های غیر مستقیم را نمی توان به سطح مشخصی از تولید (به عنوان مثال، یک نگهبان که از کارخانه محافظت می کند) ردیابی کرد.

هزینه آموزش: هزینه آموزش کل مبلغی است که یک شرکت برای آموزش کارمندان جدید و نیروی کار موجود صرف می کند.

هزینه استخدام: این هزینه کل تلاش های استخدام است. معمولاً شامل هزینه های آژانس های خارجی، تبلیغات شغلی است. با این حال، هزینه استخدام بسیار پیچیده تر است، زیرا شامل عواملی مانند هزینه زمان مدیریت در انتخاب و آموزش نیز می شود. تمام این اجزا به محاسبه هزینه استخدام به ازای هر نفر کمک می کنند.

زمان پر کردن پست: این متریک به تعداد روزهای بین باز شدن یک موقعیت و پذیرش آن موقعیت توسط یک فرد اشاره دارد. این مورد بین انواع مشاغل تفاوت قابل توجهی خواهد داشت: به عنوان مثال، یافتن توسعه دهندگان نرم افزار، تحلیلگران داده های بزرگ و فروشندگان بسیار ماهر بسیار دشوارتر از بازاریابان سطح ابتدایی است.

مطالعه بیشتر: منابع انسانی چیست؟ بخش‌های واحد منابع انسانی و وظایف آن‌ها

بهترین نرم‌افزار‌ها برای داشبورد منابع انسانی چیست؟

• powerBI

Microsoft Power BI یکی از نرم‌افزار‌های مایکروسافت است. این نرم‌افزار قابلیت رسم بردار‌های مختلف و بصری و تجزیه و تحلیل داده‌های منابع انسانی را دارد. دپارتمان منابع انسانی جهاد دانشگاهی صنعتی شریف دوره‌ تخصصی و کاربردی برای آموزش Power BI در منابع انسانی و تحلیل داده‌های منابع انسانی با Microsoft Power BI برگزار می‌کند.

• نرم‌افزار R

R یکی از نرم‌افزار‌های مهم در مباحث آماری و تحلیل داده است.این نرم‌افزار برای انواع داه‌های بصری و تحلیل‌های آماری برای داده‌های عظیم مناسب است. 

R دارای کتابخانه‌های بیشماری بوده که تحلیل داده‌ها رو به سادگی انجام می‌دهد.

• python

پایتون نیز زبان برنامه‌نویسی است که جایگزین R می‌توان از آن استفاده کرد.

• Excel

اکسل یکی از ابزار‌های پایه و اساسی در تحلیل داده‌های منابع انسانی است. این ابزار برای ایجاد جداول محوری مناسب است.

• Tableau

Tableau ابزار دیگری برای مصورسازی و تجمیع داده است که به دلیل قابلیت‌های مصورسازی قوی شناخته شده است.

ابزارها و قابلیت‌های Power BI برای HR

Power BI ابزار‌های مختلفی برای تحلیل و مصور سازی داده‌های منابع انسانی دارد که عبارتند از:

• Power Query: برای استخراج، پاکسازی و تجمیع داده‌ها از منابع مختلف.
• Power Pivot: برای تحلیل داده‌های تجمیع‌شده.
• Visualization Tools: برای ایجاد نمودارها و داشبوردهای تعاملی.
• Data Modeling: برای ساخت مدل‌های داده پیچیده.

سخن آخر

داشبوردهای منابع انسانی به عنوان ابزارهای کلیدی برای تحلیل، نظارت و مدیریت داده‌های مرتبط با کارکنان سازمان شناخته می‌شوند. این داشبوردها از طریق ارائه تصویری جامع از عملکرد نیروی کار، معیارها و شاخص‌های کلیدی، مدیران را در اتخاذ تصمیمات استراتژیک یاری می‌کنند. با استفاده از این ابزارها، سازمان‌ها می‌توانند داده‌های پراکنده را یکپارچه کرده و از طریق مصورسازی تعاملی، به بینش‌های عمیق‌تر و کاربردی‌تر دست یابند. ما در دپارتمان منابع انسانی جهاد دانشگاهی صنعتی شریف، با دوره های متنوعی که در جهت تربیت نیروی منابع انسانی تهیه و تدوین گردیده است، همراه شما هستیم.