ریشه مدیریت پروژه به روش‌ها و فرآیندهایی برمی‌گردد که حدود صد سال پیش در کسب‌و‌کار توسعه پیدا کردند. با این حال در سال‌های اخیر، این حوزه رشد چشمگیری داشته و به عنوان یک عملیات مجزا و جدی در تجارت ظهور کرده است و در صحنه‌ی تجارت جهانی، یعنی جایی که شرکت‌ها دائما به دنبال رسیدن به مزیت رقابتی هستند، به یک عامل کلیدی تبدیل شده است.
مدیران پروژه برخلاف مدیران تجاری شرکت، خود را فقط محدود به نظارت بر یک جنبه از عملیات نمی‌کنند، همچنین برای رسیدگی و مقابله با مسائل مدیریتی محدودیت زمانی هم ندارند. در عوض، مدیران پروژه وظیفه‌ی پیچیده‌ای برعهده دارند؛ آنها باید تمامی جنبه‌های پروژه را بررسی کرده و از اجرای درست و به موقع آن ها، در محدوده‌ی بودجه‌ای که برای‌شان تعیین شده، اطمینان حاصل کنند.
برای موفقیت در این کار، مدیران پروژه باید مهارت‌‌های خاصی کسب کنند و مجوزهایی بگیرند که صلاحیت‌شان را در انجام این شغلِ سخت تأیید کنند. آنها همچنین باید ذهنی تحلیل‌گر داشته باشند و بتوانند به خوبی با دیگران ارتباط برقرار کنند.
برای افرادی که از پس سختی‌ها و پیچیدگی‌های این کار به خوبی بر بیایند، مدیریت پروژه می‌تواند شغل لذت‌بخشی باشد.
فرآیند مدیریت پروژه
مدیر پروژه بر فرآیند پروژه از ابتدا تا انتها نظارت دارد. به بیان ساده، مدیر پروژه فردی است که پروژه را بررسی می‌کند تا از انجام درست آن در محدوده‌ی زمانی و مالی موجود اطمینان حاصل کند. البته، کاملا مشخص است که در سازمان‌های بزرگ، این کارِ ساده‌ای نیست و نیازمند مشارکت افراد زیادی است.
وظایف مدیر پروژه
یکی از اولین وظایف مدیر پروژه این است که هدف پروژه را تعیین کند. به بیان دیگر، با جزئیات شرح دهد که پروژه قرار است به چه چیزی دست پیدا کند. در مرحله‌ی بعد، مدیر پروژه باید یک برنامه‌ی زمانی آماده کرده، وظایف هر کدام از اعضای گروه را مشخص و برای هر وظیفه‌ی خاص، فرجه‌ی زمانی تعیین کند.
مدیر پروژه در کنار برنامه‌ی زمانی، باید بودجه را هم تعیین کند. بودجه باید به گونه‌ای مشخص شود که بدون اسراف و ولخرجی، بتواند هزینه‌های غیرقابل پیش‌بینی را نیز پوشش دهد. بعد از اینکه پروژه آغاز شد، مدیر پروژه باید مطمئن شود که همه‌ی اعضای گروه، منابعی که برای رسیدن به اهداف‌شان مورد نیاز است، در اختیار دارند.
معمولا مدیر پروژه با استفاده از روش مسیر بحرانی (CPM)، برنامه‌ریزی خود را انجام می‌دهد. روش مسیر بحرانی، فرمولی است که فعالیت‌های مختلف پروژه را به ترتیب و به مؤثرترین شکل ممکن، زمان‌بندی می‌کند.
بعد از اینکه برنامه‌ی زمانی مشخص شد، مدیر پروژه باید مدیران مافوق را در جریان پیشرفت پروژه قرار دهد، انتظاراتی که از اعضای تیم می‌رود را به آن ها گوشزد کند و با توجه به بودجه بهترین منابعِ ممکن را در اختیار آنها قرار دهد. راهنمای پیکره‌ی دانش مدیریت پروژه به انگلیسی (PMBOK Guide)، پنج گروه از فرآیند این حوزه را مشخص می‌کند که تحت عنوان رویکرد سنتی به مدیریت پروژه نیز شناخته می‌شوند. مدیر پروژه باید به دقت به این فرآیندها توجه کند و اعضای تیم هم باید آن ها را به خوبی به اجرا درآورند.
پنج گروه فرآیند مدیریت پروژه به شرح زیر هستند:
- آغاز
- برنامه‌ریزی
- اجرا
- نظارت و کنترل
- اتمام
راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه (PMBOK Guide)، این گروه‌ها را به عنوان یک سری اقدامات و فعالیت‌هایی معرفی می‌کند که با هم رابطه‌ی متقابل دارند و برای رسیدن به نتیجه، هدف یا خدمات از پیش تعیین شده به اجرا درمی‌آیند.
مطلب پیشنهادی: مدیران پروژه به طور متوسط چقدر درآمد دارند
زبان جهانی مدیریت پروژه
هرچند در این مدیریت، استاندارد های متعددی وجود دارند اما PMBOK معروف‌ترین استاندارد جهانی در این حوزه است و رایج‌ترین معیار برای شکل‌دهی و ارزیابی سیستم‌های .
بسیاری از رایج‌ترین تعاریف، اصطلاح‌ها و طبقه‌بندی‌هایی که امروزه در این حوزه به کار می‌روند از این استاندارد برداشت شده‌اند. به عبارت دیگر، PMBOK زبان مشترکی جهانی در مدیریت پروژه است.
عبارت (PMBOK) مخفف Project Management Body Of Knowledge است و در فارسی به گستره دانش مدیریت پروژه، پیکره دانش آن یا به صورت ساده‌تر به دانش مدیریت پروژه ترجمه شده است. منظور از Body Of Knowledge مجموعه‌ای جامع از اطلاعات و مهارت‌هاست که یک حرفه را شکل می‌دهند.
تاریخچه
PMBOK را موسسه‌ای بین‌المللی و غیر انتفاعی با نام موسسه PMI تدوین کرده است. این استاندارد با تلاش گروه بسیار بزرگی از دست‌اندرکاران این حوزه گردآوری شده و مبنای تدوین آن نیز الگوهای موفق و تجربه‌های این اشخاص بوده است و نه تئوری محض.
اولین پیش‌نویس استاندارد در سال ۱۹۸۷ تهیه شد و نسخه‌های مختلف آن در سال‌های بعد منتشر شدند. آخرین نسخه آن، یعنی نسخه ۴، در اواخر سال ۲۰۰۸ منتشر گردید.
محتوای استاندارد
استاندارد PMBOK ۴۲ فرآیند برای مدیریت پروژه معرفی می‌کند. ۴۲ نوع کاری که برای مدیریت هر نوع پروژه‌ای کافی است. در PMBOK و اکثر استانداردهای دیگر، مدیریت پروژه از جنبه‌های تخصصی پروژه جدا می‌شوند. زیرا الگوی موفق این است که مدیر پروژه خود را درگیر مسایل تخصصی پروژه نکند. به خاطر این انتزاع، امکان شکل دادن به چهارچوبی کلی که برای هر نوع پروژه قابل استفاده باشد به وجود می‌آید.
برخی از فرآیندها اختیاری و اکثر آنها اجباری هستند. تیم مدیریت پروژه باید فرآیندهایی که برای پروژه لازم هستند را در ابتدای کار مشخص کند و تعیین کند که هرکدام از آن فرآیندها به چه ترتیب در پروژه اجرا خواهند شد.
در PMBOK راهنمایی‌های زیادی در مورد هر فرآیند وجود دارد، ولی این راهنمایی‌ها برای عملیاتی ساختن آنها کافی نیست و به همین خاطر شکل دادن به یک سیستم مدیریت پروژه کامل نیاز به تجربه و دانشی تکمیلی دارد که انتظار می‌رود در تیم وجود داشته باشد.
۴۲ فرآیند مدیریت پروژه PMBOK به دو شکل دسته‌بندی می‌شوند تا درک آنها برای مخاطب ساده‌تر باشد. یک دسته‌بندی بر اساس گروه‌های فرآیندی و دسته‌بندی دیگر بر اساس حوزه‌های دانش است.
گروه‌های فرآیندی
گروه‌های فرآیندی، فرآیندهای PMBOK را بر اساس توالی مفهومی آنها دسته‌بندی می‌کنند. در PMBOK پنج گروه فرآیندی وجود دارد:
گروه فرآیندی آغازش، که برخی کارهای اولیه که برای شروع پروژه لازم هستند را انجام می‌دهد.
- گروه فرآیندی برنامه‌ریزی، که برنامه‌ریزی پروژه را به عهده دارد.
- گروه فرآیندی اجرا، که اجرای برنامه‌های پروژه را به عهده دارد.
- گروه فرآیندی نظارت و کنترل پروژه، که مطابقت اجرا و برنامه را ارزیابی می‌کند.
- گروه فرآیندی خاتمه، که برخی کارهای پایانی پروژه را انجام می‌دهد.
پس از آغازش پروژه، برنامه‌ریزی آغاز می‌شود. فقط بعد از اینکه برنامه‌ریزی اولیه پایان یابد می‌توان اجرای پروژه را شروع کرد. برنامه‌ریزی پروژه همچنان به کار خود ادامه می‌دهد تا همراه با اجرای پروژه دایما برنامه‌ها را بازنگری، اصلاح و تدقیق کند.
گروه فرآیندی نظارت و کنترل همزمان با برنامه‌ریزی و اجرا کار می‌کند و وظیفه اصلی آن ارزیابی مطابقت اجرا و برنامه‌ریزی و پیشنهاد دادن اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه است. در نهایت پس از اینکه کارهای پروژه تمام شوند، تعدادی فرآیند برای خاتمه دادن به پروژه و تحویل رسمی آن انجام می‌شود.
اگر پروژه به چند فاز تقسیم شده باشد، تمام گروه‌های فرآیندی برای تک تک فازها تکرار می‌شوند.
هیچکدام از گروه‌های فرآیندی را نمی‌توان حذف کرد.
حوزه‌های دانش
دومین دسته‌بندی فرآیندها بر اساس حوزه‌های دانش است. حوزه‌های دانش فرآیندها را بر اساس نوع مهاتی که نیاز دارند تقسیم می‌کنند.
حوزه‌های دانش PMBOK از این قرارند:
- حوزه دانش مدیریت یکپارچگی پروژه
- حوزه دانش مدیریت گستره پروژه
- حوزه دانش مدیریت زمان پروژه
- حوزه دانش مدیریت هزینه پروژه
- حوزه دانش مدیریت کیفیت پروژه
- حوزه دانش مدیریت منابع انسانی پروژه
- حوزه دانش مدیریت ارتباطات پروژه
- حوزه دانش مدیریت ریسک پروژه
- حوزه دانش مدیریت تدارکات پروژه
در هر حوزه یکی از موضوعات این حوزه مدیریت می‌شوند. به عنوان مثال در حوزه مدیریت زمان شیوه مدیریت زمان مشخص می‌شود (شیوه برنامه‌ریزی، ارزیابی، گزارش‌دهی و …)، برنامه زمان‌بندی تهیه می‌شود، وضعیت زمانی واقعی و برنامه‌ریزی شده پروژه مقایسه می‌شوند، در صورت وجود انحراف اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه پیشنهاد می‌شوند و …