۱۰ قانون طلایی مدیریت ریسک در پروژه

مزایای مدیریت ریسک در پروژه ها بسیار زیاد است. اگر با رویدادهای نامشخص پروژه به روشی فعالانه برخورد کنید می توانید پول زیادی بدست آورید. هدف مدیریت ریسک این است تا تأثیر تهدیدات پروژه را به حداقل برسانید و از فرصت‌های پیش آمده استفاده کنید. این به شما امکان می دهد پروژه خود را به موقع، با بودجه و با نتایج کیفی که کارفرما پروژه از شما می خواهد تحویل دهید.

در این پست ده قانون طلایی برای استفاده موفقیت آمیز از مدیریت ریسک در پروژه مورد بررسی قرار گرفته شده که حاصل تجربه چندین ساله نویسندگان این مقاله می باشد.

قانون ۱: مدیریت ریسک را بخشی از پروژه خود قرار دهید

قانون اول برای موفقیت در مدیریت ریسک پروژه ضروری است.برخی از پروژه ها از هیچ رویکردی برای مدیریت ریسک استفاده نمی کنند. آنها یا نادان هستند ویا اولین پروژه خود را اجرا می کنند یا به نوعی اطمینان دارند که هیچ خطری در پروژه آنها رخ نمی دهد (که البته این اتفاق خواهد افتاد). اما  شرکت های حرفه ای مدیریت ریسک را بخشی از عملیات روزمره خود قرار داده و آن را در جلسات پروژه و آموزش کارکنان قرار می دهند.

قانون ۲: در ابتدای پروژه خطرات را شناسایی کنید

اولین قدم در مدیریت ریسک پروژه شناسایی ریسک هایی است که در پروژه شما وجود دارد. این نیاز به یک ذهنیت باز دارد که در سناریوهای آینده ممکن است رخ دهد تمرکز دارد. دو منبع اصلی برای شناسایی خطرات وجود دارد.مصاحبه ها و جلسات تیمی روش های رایج برای کشف خطرات عملیاتی است. اما در برنامه و کاغذ داستان متفاوتی است. پروژه ها تمایل دارند تعداد قابل توجهی اسناد (الکترونیکی) را که حاوی خطرات پروژه است، تولید کنند که این کار را برای کسی که با دقت مدارک را بخواند (بین سطرها) آسان می کند و می تواند خطرات را شناسایی کند. برنامه پروژه، پرونده تجاری و برنامه ریزی برای پیدا کردن این خطرات منابع شروع خوبی هستند

آیا شما می توانید تمام خطرات پروژه را قبل از وقوع شناسایی کنید؟ احتمالا نه. با این حال اگر تعدادی روش شناسایی مختلف را با هم ترکیب کنید و از افراد مختلف کمک بگیرید، احتمالاً اکثریت قریب به اتفاق را پیدا خواهید کرد. اگر به درستی با آن‌ها کنار بیایید، وقت کافی را برای خطرات غیر منتظره‌ای که پیش می آید، خواهید داشت.

قانون ۳: در مورد خطرات ارتباط برقرار کنید

پروژه های شکست خورده نشان می دهد که مدیران پروژه در چنین پروژه هایی غالباً از چکش بزرگی که قصد ضربه زدن به آن ها را داشت، بی اطلاع بودند. یافته ترسناک این بود که اغلب افراد سازمان پروژه در واقع چکش را می دیدند، اما مدیر پروژه را از وجود آن مطلع نمی کردند. اگر نمی خواهید این اتفاق در پروژه شما بیفتد، بهتر است به ارتباطات ریسک توجه کنید.

یک روش خوب این است که به طور مداوم ارتباطات خطرناک را در کارهایی که انجام می دهید بگنجانید. اگر جلسه تیمی دارید، خطرات پروژه را در دستور کار پیش‌فرض قرار دهید.

خط ارتباطی مهم دیگر مدیر پروژه و حامی یا مدیر پروژه است. تلاش های ارتباطی خود را بر روی خطرات بزرگ در اینجا متمرکز کنید و مطمئن شوید که رئیس یا مشتری را غافلگیر نمی کنید! همچنین، مراقب باشید که حامی مالی در مورد خطرات اصلی تصمیم گیری کند. زیرا معمولاً بعضی از آنها از وظیفه مدیر پروژه فراتر می روند.

قانون ۴: هر دو تهدید و فرصت را در نظر بگیرید

متأسفانه بسیاری از تیم های پروژه برای عبور از خط پایان تلاش می کنند. زیرا کارهایی که باید سریع انجام شود بیش از حد زیاد است. این یک پویایی پروژه ایجاد می کند که در آن فقط خطرات منفی اهمیت دارند (اگر تیم خطراتی را در نظر بگیرد). اطمینان حاصل کنید که برای مقابله با فرصت های موجود در پروژه خود کمی زمان اختصاص داده اید، حتی اگر این کار فقط نیم ساعت باشد. این احتمال وجود دارد که فرصت‌هایی با بازدهی بالا را ببینید که نیازی به سرمایه‌گذاری زیاد زمان یا منابع ندارد.

قانون ۵: مسائل مالکیت را روشن کنید

برخی از مدیران پروژه فکر می کنند که این کارها پس از ایجاد لیستی از خطرات انجام می شود. با این حال، این فقط یک نقطه شروع است. گام بعدی این است که مشخص شود چه کسی مسئول چه ریسکی است! اگر خطری به درستی مراقبت نشود مجبور است فشار را احساس کند. این ترفند ساده است: برای هر ریسکی که پیدا کرده‌اید یک صاحب ریسک اختصاص دهید و آن را مدیریت کنید.

صاحب ریسک شخصی است که در تیم شما مسئولیت بهینه سازی این ریسک را برای پروژه دارد. تأثیرات آن واقعاً مثبت است. در ابتدا، مردم معمولاً احساس ناراحتی می کنند که در واقع مسئول برخی از خطرات هستند. اما هرچه زمان می گذرد آن ها برای کاهش تهدیدها و افزایش فرصت ها عمل می کنند.

قانون ۶: خطرات را اولویت بندی کنید

یک مدیر پروژه یک بار به من گفت، من با همه خطرات به یک اندازه رفتار می کنم. این باعث می شود روند پروژه واقعا ساده باشد. با این حال، بهترین نتایج ممکن را ارائه نمی دهد. برخی از خطرات تأثیر بیشتری نسبت به برخی دیگر دارند. بنابراین بهتر است وقت خود را صرف خطراتی کنید که می‌تواند بیشترین ضرر و زیان را به همراه داشته باشد. آیا نمایشگرهایی دارید که بتواند پروژه شما را از خط خارج کند، بررسی کنید. در این صورت، این اولویت شماره یک شماست. سایر خطرات را می‌توان در اولویت قرار داد و یا به طور عینی‌تر، مجموعه‌ای از معیارها را تعیین کرد. معیارهایی که اکثر تیم‌های پروژه از آن استفاده می‌کنند در نظر گرفتن اثرات یک خطر و احتمال وقوع آن است. از هر معیار اولویت‌بندی که استفاده می‌کنید، به طور مداوم از آن استفاده کنید و روی خطرات بزرگ تمرکز کنید.

قانون ۷: خطرات را تجزیه و تحلیل کنید

درک ماهیت یک خطر پیش شرط پاسخ مناسب است. بنابراین، کمی وقت بگذارید تا از نزدیک به ریسک های فردی نگاهی بیندازید و بدون اینکه بدانید ریسک چیست نتیجه گیری نکنید.

تجزیه و تحلیل ریسک در سطوح مختلف رخ می دهد. اگر می خواهید یک خطر را در سطح فردی درک کنید، فکر کردن در مورد تأثیراتی که دارد و علل ایجاد آن می تواند بسیار مثمر ثمر باشد. با نگاهی به اثرات، می توانید توصیف کنید که بلافاصله پس از بروز خطر چه عواملی رخ می دهد و چه اثراتی در نتیجه اثرات اولیه رخ می دهد یا به دلیل سپری شدن زمان. تجزیه و تحلیل دقیق تر ممکن است ترتیب اثر اندازه را در یک دسته از اثرات خاص مانند هزینه ها، زمان تولید یا کیفیت محصول نشان دهد. زاویه دیگری برای مدیریت ریسک ها تمرکز بر حوادثی است که قبل از وقوع ریسک، علل ریسک است. دلایل مختلف و شرایطی را که احتمال را کاهش یا افزایش می دهد، فهرست کنید.

قانون ۸: پاسخ های ریسک را برنامه ریزی و اجرا کنید

اگر با تهدیدها کنار بیایید، سه گزینه پیش روی دارید. جلوگیری از خطر، به حداقل رساندن خطر و پذیرش خطر. اجتناب از خطرات به این معنی است که شما پروژه خود را به گونه ای سازماندهی می کنید که دیگر با خطر مواجه نشوید. این می تواند به معنای تغییر تأمین کننده یا اتخاذ یک فناوری متفاوت باشد. یا اگر با خطر مهلکی روبرو هستید، یک پروژه را خاتمه دهید. صرف هزینه بیشتر برای یک پروژه محکوم به فنا، سرمایه بدی است.

قانون ۹: ثبت خطرات پروژه

این قانون در مورد دفترداری است اما خواندن را متوقف نکنید. حفظ یک گزارش خطر، شما را قادر می سازد پیشرفت را مشاهده کنید و مطمئن شوید که یک یا دو خطر را فراموش نمی کنید. این همچنین یک ابزار ارتباطی کامل است که اعضای تیم و ذینفعان شما را از آنچه در جریان است آگاه می کند (قانون ۳).

یک گزارش خطر خوب شامل توصیفات خطر است، مسائل مربوط به مالکیت را روشن می کند (قانون ۵) و شما را قادر می سازد برخی از تجزیه و تحلیل های اساسی ما را با توجه به علل و عواقب انجام دهید (قانون ۷). بیشتر مدیران پروژه علاقه مند به کارهای اداری نیستند، اما انجام حسابداری در رابطه با خطرات نتیجه خوبی می دهد، خصوصاً اگر تعداد خطرات زیاد باشد.

قانون ۱۰: خطرات و کارهای مرتبط را پیگیری کنید

ثبت ریسکی که در نتیجه قانون ۹ ایجاد کرده اید به شما کمک می کند خطرات و وظایف مرتبط با آنها را ردیابی کنید. پیگیری وظایف یک کار روزمره برای هر مدیر پروژه است. ادغام وظایف ریسک در برنامه روزمره ساده ترین راه حل است. وظایف ریسک ممکن است برای شناسایی یا تجزیه و تحلیل خطرات یا تولید، انتخاب و اجرای پاسخ ها انجام شود.