شرح وظایف دفتر فنی پروژه

در دفتر فنی پروژه افراد مختلف با تخصص های گوناگون (وابسته به پروژه ها) از مهندسان و تکنسین های عمران، معماری،نقشه برداری ،تاسیسات و… و همچنین تیم مدیریت و کنترل پروژه مشغول به فعالیت هستند. در تمامی مراحل هر پروژه، از مرحله بستن قرارداد تا تحویل پروژه، واحد دفترفنی وظایف خاص و مهمی را در پروژه بر عهده دارد که توسط این متخصصان انجام می شود. در این مقاله به بررسی این وظایف پرداخته و لیستی از شرح وظایف دفتر فنی پروژه را گرد آوری نموده ایم.

حوزه فنی و مهندسی

۱- حصول اطمینان از در دسترس بودن و دارا بودن کیفیت مناسب مدارک کلیدی پروژه در تمامی فاز های مهندسی، خریدو اجرا در طول پروژه از جمله موارد ذیل:

• کلیه نقشه ها
• مدارک و دفترچه های مشخصات فنی عمومی و خصوصی
• متره و برآورد

۲- انجام هماهنگی مابین کلیه بخش های پروژه از جمله سازه، معماری، مکانیک و برق در طول پروژه
۳- تهیه و اخذ تاییدات الزم برای اسناد فنی پروژه از جمله نقشه های کارگاهی و چون ساخت
۴- تهیه منظم و اخذ تاییدات صورت مجالس کارگاهی در طول پروژه
۵- صدور مجوز شروع کار براساس بررسی وجود و کفایت نقشه های اجرایی الزم برای انجام عملیات مورد نظر
۶- تهیه گزارش های مورد نیاز در حوزه دفتر فنی
۷- بالانس متریال
۸- تهیه و به روز رسانی آرشیو اسناد فنی از جمله نقشه ها، مشخصات فنی، صورت مجالس، صورت وضعیت ها، مکاتبات، ادعاها و غیره در قالب یک دیتا بانک اکسل یا اکسس به همراه لینک های مدارک

حوزه مدیریت پروژه

۹- مشارکت در انجام پروژه در محدوده، زمان، هزینه و کیفیت مصوب توسط سازمان در کلیه مراحل طراحی، اجرا، تحویل و
راه اندازی
۱۰- تهیه ساختار شکست کار (WBS) پروژه
۱۱- تهیه برنامه زمانبندی پروژه
۱۲- محاسبه پیشرفت برنامه ای و واقعی پروژه تا تاریخ گزارش گیری
۱۳- ارائه گزارش ماهانه پیشرفت پروژه
۱۴- تهیه گزارش روزانه پروژه
۱۵- شناسایی ، تجزیه و تحلیل و پاسخگویی و پایش و کنترل نظام مند ریسک های پروژه
۱۶- اخذ گزارش های الزم از پیمانکاران
۱۷- تهیه و پیگیری مکاتبات با کلیه ارکان پروژه در حوزه دفتر فنی
۱۸- تهیه و استفاده از الگوی مناسب به منظور پیگیری نامه ها و صورت جلسات
۱۹- مدیریت نقشه ها و مدارک مهندسی
۲۰- صدور و اجرای اقدامات اصالحی و پیشگیرانه در طول پروژه
۲۱- مشارکت در ثبت دروس آموخته شده در طول پروژه
۲۲- مشارکت در انجام ممیزی های داخلی
۲۳- به کارگیری ماتریس تخصیص مسئولیت های پروژه

آموزش مرتبط با حوزه دفتر فنی پروژه: دوره کارشناس دفتر فنی پروژه

حوزه مدیریت قراردادها

۲۴- تهیه الگو های قراردادی
۲۵- تهیه اسناد مناقصه به صورت جامع، کامل و شفاف
۲۶- تهیه قرارداد پیمانکاران
۲۷- رسیدگی منظم، مناسب و نظام مند به صورت حساب ها و صورت وضعیت های پیمانکاران، فروشندگان، سازندگان، تامین کنندگان و غیره
۲۸- کنترل تعهدات قراردادی پیمانکاران، فروشندگان، سازندگان، تامین کنندگان و غیره
۲۹- تهیه بانک اطالعاتی به منظور شناسایی مشاوران و پیمانکاران
۳۰- ارزیابی اولیه (قبل از برگزاری مناقصه یا انتخاب)، حین کار و اختتام مشاوران، پیمانکاران، فروشندگان، سازندگان، تامین
کنندگان و غیره با روش مناسب و بصورت نظام مند
۳۱- انجام آنالیز تأخیرات پروژه و تهیه الیحه تأخیرات
۳۲- شناسایی، کمی سازی، طرح و پاسخگویی به ادعاهای پروژه

برگرفته از توضیحات دکتر رضا آتش فراز