ساختار شکست کار (wbs) در مدیریت پروژه
ساختار شکست کار (Work Breakdown Structure) یا به اختصار WBS نمایشی از محصولات و یا خدمات قابل تحویل یک پروژه می‌باشد که به بخش‌های جزئی‌تری تقسیم شده است. با ایجاد این ساختار مجموعه ایی از وظایف، الزامات و کارهای بزرگ به مجموعه‌ای از وظایف کوچک و قابل کنترل تجزیه می‌شود. این ساختار معمولاً در تمامی پروژه‌ها برای انجام سریع‌تر و کارآمدتر کارها مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این پست به بررسی ساختار شکست کار در پروژه‌ها خواهیم پرداخت و در انتها با نحوه ایجاد آن آشنا خواهیم شد.
اهمیت ساختار شکست کار
یک پروژه در اصل توسط مدیران پروژه با ساختار شکست آن تعریف می‌شود تا به کمک آن پروژه در زمان مقرر و با فعالیت‌های تعیین شده به پایان برسد. در صورتیکه این ساختار به درستی ایجاد نشود ممکن است یک پروژه برای دستیابی به موفقیت با مشکلات مختلفی مواجه شود، حتی ممکن است سرانجام یک ساختار شکست نادرست یک پروژه باشد، علاوه بر آن WBS مزایایی که پروژه‌ها را ملزم به استفاده از آن می‌کند. این مزایا عبارتند از:
- برنامه‌ریزی و زمان‌بندی مطمئن تر با توجه به فعالیت ها
- تقسیم پروژه به بسته‌های کوچک قابل مدیریت
- تخمین دقیق تر هزینه‌های پروژه بر اساس فعالیت ها و منابع
- اطمینان از از قلم نیفتادن اقلام تحویلی مهم
- کمک به مدیر پروژه در تخصیص منابع
- بهبود انسجام تیم های پروژه
نحوه ایجاد این ساختار
WBS یک تقسیم‌بندی سلسله مراتبی از تحویل شدنی‌ها است (تحویل شدنی نیز نتیجه ملموس و قابل اندازه گیری است که برای تکمیل پروژه ضروری است. و می‌توان نمایش وضعیت هر قسمت از اقلام تحویل شدنی را هدف و کاربرد اصلی ساختار شکست کار دانست.
تهیه ساختار شکست کار با توجه به مقیاس هر پروژه بر اساس بزرگ یا کوچک بودن آن متفاوت است در پروژه هایی با مقیاس کوچک تهیه لیستی از فعالیت‌ها نیاز پروژه را رفع می کند اما در پروژه های بزرگ بهتر است فعالیت‌ها را به صورت سلسله مراتبی نمایش دهیم. این سلسله مراتب به صورت زیر تعیین می شود:
- سطح اول ساختار شکست کار، باکس مادر است که نام پروژه در آن قرار می گیرد.
- در سطح دوم، باکس های اصلی پروژه قرار می‌گیرند.
- سپس زیرباکس های هر باکس اصلی تعریف می‌شوند.
- آخرین سطح ساختار شکست کار، مربوط به فعالیت‌های اجرایی پروژه می باشند.
گام اول:
برای ایجاد این سطوح از ساختار باید از اهداف پروژه، طراحی محدوده پروژه و تعیین افرادی که قرار است در پروژه شرکت کنند، شروع کنیم و سطح اول یعنی باکس مادر پروژه را ایجاد کنیم لازم است نسبت به این باکس شناخت کافی داشته باشیم دستیابی به این شناخت از سایر اسناد پروژه (منشور پروژه) امکان‌پذیر است.
گام دوم:
با توجه به ماهیت پروژه اقلام قابل تحویل و نتایج پروژه را لیست کنید (به مواردی که ممکن است برای تحویل بهتر و موفق‌تر به شما کمک کنند توجه داشته باشید) و در نهایت پروژه را به بخش‌ها و مراحل کوچکتر تقسیم کنید. به شکلی که تمام مراحل، از شروع تا پایان پروژه را پوشش دهد.
گام سوم:
لیست کالاهای تحویل‌پذیر خود را تهیه کرده و آن‌ها را به وظایف فرعی که برای تحویل آن‌ها ضروری است، تقسیم کنید. وظایف تعیین شده را به اعضای تیم اختصاص دهید و منابع، ابزار و اختیارات لازم را در اختیارشان بگذارید
پیشنهاد مطالعه: درآمد مدیران پروژه
انواع شکست در پروژه ها
با توجه به ماهیت پروژه، شکست کار در هر پروژه متفاوت است بر اساس مفهوم ایجاد این ساختار و با توجه به اهداف هر پروژه می‌توان تعداد زیادی ساختار شکست کار تدوین کرد و تمامی محصولات و یا خدمات قابل تحویل یک پروژه را به بخش‌های جزئی‌تری تجزیه کرد.
- ساختار شکست براساس بخش های سازمانی پروژه (Department Breakdown Structure)
- ساختار شکست مراحل انجام کار (Phase or Stage Breakdown Structure)
- ساختار شکست مونتاژ محصول نهایی (Assembly/Product Breakdown Structure)
- ساختار شکست بر اساس پیمانکاران (Contractor Breakdown Structure)
- ساختار شکست سیستم های مورد نیاز پروژه (System Breakdown Structure)
- ساختار شکست بر اساس اقلام قابل حمل و نقل (Transport Breakdown Structure)
- ساختار شکست هزینه (Cost Breakdown Structure)
در این پست اهمیت ساختار شکست اصولی کار در پروژه‌های مختلف و روش‌های تهیه آن را مورد بررسی قرار دادیم در صورتی که علاقه‌مند به عمیق‌تر شدن در این مباحث و مسائل برنامه ریزی و کنترل پروژه هستید می‌توانید با شرکت در دوره جامع برنامه ریزی و کنترل پروژه جهاد دانشگاهی صنعتی شریف با برخورداری از بهترین اساتید و بروزترین مطالب این مباحث را یک پله بالاتر از تخصص آموزش ببینید
